1. Finalità e quadro normativo
La presente sezione disciplina i principi, le tutele e le modalità di gestione delle segnalazioni di violazioni rilevanti effettuate in relazione a UESE ITALIA S.p.A., in coerenza con il Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24, attuativo della Direttiva (UE) 2019/1937, nonché con i principi applicabili in materia di protezione dei dati personali, riservatezza, correttezza procedurale, proporzionalità e non ritorsione.
Il sistema di whistleblowing è finalizzato a consentire l’emersione tempestiva di violazioni del diritto dell’Unione o della normativa nazionale, illeciti, irregolarità rilevanti, condotte improprie, carenze di controllo interno o comportamenti contrari ai principi di integrità, legalità, sicurezza e compliance adottati o richiamati da UESE.
2. Soggetti che possono effettuare una segnalazione
Possono effettuare una segnalazione, nei limiti e secondo le condizioni previste dalla normativa applicabile, i dipendenti, i dirigenti, i collaboratori, i lavoratori autonomi, i consulenti, i liberi professionisti, i partner commerciali, i fornitori, i subfornitori, i candidati, gli stagisti, i tirocinanti, i volontari, gli azionisti, i componenti degli organi sociali, nonché ogni altro soggetto che abbia acquisito informazioni su una violazione in un contesto lavorativo, professionale o precontrattuale connesso a UESE.
Le tutele possono estendersi, nei casi previsti dalla legge, anche ai facilitatori, ai colleghi o soggetti del medesimo contesto lavorativo e alle persone giuridiche collegate alla persona segnalante che possano subire ritorsioni in ragione della segnalazione.
3. Violazioni segnalabili
Possono essere oggetto di segnalazione, ove rilevanti e fondate su elementi circostanziati, condotte od omissioni che ledano l’interesse pubblico, l’integrità dell’ente o il rispetto di obblighi normativi e organizzativi applicabili, inclusi a titolo esemplificativo:
- violazioni di legge, regolamenti, provvedimenti amministrativi o obblighi dell’Unione europea applicabili;
- fatti di corruzione, frode, appropriazione indebita, false attestazioni, irregolarità contabili o documentali;
- violazioni in materia di privacy, cybersecurity, sicurezza delle informazioni, tutela dei dati, continuità operativa e gestione del rischio;
- comportamenti contrari al Codice etico, alle policy di compliance, ai controlli interni o ai presidi anticorruzione e anti-frode;
- violazioni in materia di salute e sicurezza, ambiente, prodotti, servizi, concorrenza, tutela dei consumatori, appalti, mercati finanziari o altre aree protette dalla disciplina applicabile;
- atti od omissioni volti a occultare una violazione o a ostacolare controlli, verifiche o indagini interne.
4. Materie escluse
Non rientrano ordinariamente nel perimetro del whistleblowing le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse strettamente personale della persona segnalante che attengano esclusivamente al proprio rapporto individuale di lavoro o di collaborazione, salvo che tali fatti presentino anche profili di illiceità o rischio sistemico rilevanti ai sensi della normativa applicabile.
Sono inoltre escluse, nei limiti consentiti dalla legge, le segnalazioni manifestamente infondate, generiche, prive di elementi minimamente verificabili, formulate con finalità diffamatorie, ritorsive o abusive, nonché le segnalazioni aventi a oggetto informazioni già integralmente disciplinate da specifici canali obbligatori settoriali, ove la legge ne imponga l’utilizzo esclusivo.
5. Requisiti della segnalazione
La segnalazione deve essere il più possibile chiara, completa e circostanziata. È opportuno indicare, ove noti e disponibili, i fatti rilevanti, il contesto, il periodo temporale, le persone o funzioni coinvolte, eventuali testimoni, i documenti di supporto e ogni altro elemento utile a consentire una valutazione preliminare attendibile.
Le segnalazioni possono riguardare fatti già verificatisi, in corso o ragionevolmente imminenti, purché la persona segnalante abbia avuto un ragionevole motivo di ritenere, al momento della segnalazione, che le informazioni fossero vere e rientrassero nell’ambito di applicazione della disciplina.
6. Canali di segnalazione
UESE favorisce, quale regola generale, l’utilizzo del canale interno di segnalazione, quando disponibile e appropriato rispetto alla natura del fatto segnalato. Restano ferme, nei casi e secondo i presupposti previsti dalla legge, la possibilità di ricorso al canale esterno presso l’Autorità competente, la divulgazione pubblica e la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.
La scelta del canale deve avvenire in modo responsabile e proporzionato, tenendo conto della normativa applicabile, dell’effettiva disponibilità dei canali, della natura della violazione, del rischio di ritorsione e della necessità di assicurare un trattamento efficace e riservato della segnalazione.
7. Ricezione, istruttoria e follow-up
Le segnalazioni sono ricevute e gestite da soggetti o funzioni autorizzate, indipendenti e adeguatamente formate, secondo criteri di imparzialità, riservatezza, tracciabilità, proporzionalità e separazione dei ruoli. All’esito della ricezione può essere effettuata una verifica preliminare di ammissibilità, completezza e pertinenza.
Quando la segnalazione è ritenuta ammissibile, può essere avviata un’istruttoria interna, anche con il coinvolgimento di funzioni competenti, consulenti qualificati o soggetti terzi vincolati alla riservatezza. Ove consentito e pertinente, alla persona segnalante può essere trasmesso un avviso di ricevimento e un riscontro sul seguito dato alla segnalazione nei termini previsti dalla disciplina applicabile e compatibili con le esigenze istruttorie.
8. Riservatezza e protezione dell’identità
L’identità della persona segnalante, delle persone coinvolte e dei soggetti menzionati nella segnalazione è protetta secondo i limiti e le condizioni previste dalla normativa applicabile. Le informazioni sono accessibili esclusivamente a persone autorizzate che abbiano necessità di conoscerle per la gestione della segnalazione o per obblighi di legge.
La divulgazione dell’identità della persona segnalante o di elementi che possano consentirne l’identificazione indiretta è ammessa soltanto nei casi e con le garanzie espressamente previste dalla legge, incluse le ipotesi in cui tale conoscenza sia indispensabile per la difesa della persona coinvolta in un procedimento disciplinare o giudiziario, ove previsto.
9. Protezione dei dati personali
Il trattamento dei dati personali connessi alle segnalazioni è effettuato in conformità al Regolamento (UE) 2016/679, al D.Lgs. 196/2003 come modificato, nonché ai principi di minimizzazione, limitazione della finalità, esattezza, sicurezza, riservatezza e limitazione della conservazione. Sono trattati solo i dati pertinenti e necessari rispetto alla gestione della segnalazione.
Possono essere adottate misure tecniche e organizzative adeguate per garantire la sicurezza del canale, la segregazione degli accessi, la cifratura o pseudonimizzazione ove appropriata, la conservazione controllata delle evidenze, il logging degli accessi e la gestione documentata delle attività istruttorie.
10. Divieto di ritorsione e misure di tutela
UESE non tollera alcuna forma di ritorsione, discriminazione, penalizzazione, intimidazione o svantaggio ingiustificato nei confronti della persona segnalante o di altri soggetti protetti, quando la segnalazione sia stata effettuata nei presupposti previsti dalla disciplina applicabile. Costituiscono ritorsione, a titolo esemplificativo, il licenziamento, la sospensione, il demansionamento, il mancato rinnovo, il trasferimento ingiustificato, le misure disciplinari sproporzionate, il mobbing, l’isolamento professionale o il danno reputazionale indotto.
Le persone che ritengano di aver subito una ritorsione possono attivare i rimedi e i canali previsti dalla normativa vigente, ivi inclusi quelli presso le autorità competenti. Restano altresì ferme le misure di sostegno previste dall’ordinamento, nei casi applicabili.
11. Segnalazioni in mala fede e responsabilità
La tutela del whistleblowing non protegge segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave, né dichiarazioni manifestamente false, diffamatorie o calunniose. Resta impregiudicata la responsabilità civile, disciplinare, amministrativa o penale della persona che abusi del canale o formuli segnalazioni sapendo che i fatti sono falsi.
Al tempo stesso, il mero fatto che la segnalazione non sia confermata all’esito dell’istruttoria non comporta automaticamente mala fede, ove la persona segnalante abbia agito sulla base di un ragionevole convincimento circa la veridicità delle informazioni e nel rispetto delle finalità della disciplina.
12. Conservazione, documentazione e audit trail
Le segnalazioni e la documentazione correlata sono conservate per il tempo strettamente necessario alla gestione del procedimento e comunque entro i limiti temporali previsti dalla legge, tenendo conto di esigenze di difesa, obblighi normativi, contenziosi, ispezioni o richieste delle autorità competenti.
Le attività di ricezione, analisi, classificazione, istruttoria, escalation, esito e chiusura possono essere tracciate in modo da assicurare accountability, verificabilità, continuità operativa e idonea documentazione dell’iter seguito.
13. Coordinamento con il sistema di compliance
Il sistema di whistleblowing si coordina con il Codice etico, le policy anticorruzione, privacy, cybersecurity, salute e sicurezza, con i controlli interni, con le procedure disciplinari e, ove applicabile, con il modello di organizzazione, gestione e controllo adottato ai sensi del D.Lgs. 231/2001 o con altri assetti di governance e risk management di livello equivalente.
Qualora la segnalazione evidenzi profili di rilievo disciplinare, contrattuale, regolatorio, reputazionale o penale, UESE può adottare ogni misura ritenuta necessaria e proporzionata, inclusa l’attivazione di approfondimenti, remediation, misure correttive, azioni cautelative, segnalazioni alle autorità o aggiornamenti dei controlli interni.
14. Aggiornamenti della policy e contatti
La presente policy può essere aggiornata, modificata o integrata in qualunque momento per ragioni normative, organizzative, tecnologiche o di miglioramento del sistema di compliance. La versione pubblicata sul sito sostituisce, dalla relativa data di aggiornamento, ogni versione precedente.
Per chiarimenti sul funzionamento del sistema di whistleblowing o per richiedere informazioni sui canali disponibili, è possibile contattare UESE tramite i recapiti istituzionali pubblicati sul sito, fermo restando che le segnalazioni devono essere trasmesse esclusivamente attraverso i canali dedicati, ove attivati.